Электронный счет-фактура. Помощь по настройке криптографических программ для работы с Порталом электронных счётов-фактур

Сейчас многие организации широко используют возможности, предоставляемые телекоммуникационными каналами связями (ТКС). Инновации коснулись и сферы документооборота, в том числе налогового. Так, все большую популярность набирает использование в повседневной деятельности электронных счетов-фактур. Оно и понятно – ведь переход на электронный формат взаимодействия приводит к существенной экономии времени и, в конечном итоге, денег.
Налоговики также приветствуют использование электронных документов. Согласно их заявлениям, применение электронных счетов-фактур позволяет существенно повысить качество и оперативность сбора необходимой для инспекций информации, упрощает и ускоряет проведение налоговых проверок и положительно сказывается на эффективности администрирования НДС.
Однако в силу консерватизма или других причин, многие бухгалтеры опасаются уходить от традиционной «бумаги». Поэтому мы решили представить вниманию наших читателей небольшой цикл статей, посвященный электронным счетам-фактурам. Уверены, что наш материал поможет Вам в осуществлении шага, позволяющего значительно оптимизировать затраты компании.

Преимущества использования электронных документов

Для того чтобы заинтересовать читателей, которые еще находятся в раздумьях, пользоваться электронными счетами-фактурами или нет, приведем несколько весомых аргументов «за».

Выставление и обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно при условии, что между хозяйствующими субъектами достигнуто соглашение, в котором они условились об указанном порядке. Кроме того, у партнеров должны быть технические возможности для приема и обработки информации по установленным форматам и в соответствующем порядке.

Но что понимать под взаимным согласием сторон?

Согласно официальным разъяснениям, под взаимным согласием следует понимать добровольность применения электронного порядка. Закрепить и оформить возникающие взаимоотношения следует с учетом обычаев делового оборота (см., например, разъяснения Минфина России в письме от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26).

Электронный счет-фактура

При электронном документообороте основанием для принятия покупателем сумм НДС к вычету является электронный счет-фактура в утвержденном формате, который подписан квалифицированной электронной подписью продавца. На это указывает пункт 1.2 порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, который утвержден приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н .

Указанное положение актуально и для налоговых агентов, а также для посредников.

При выставлении и получении электронных счетов-фактур по каждому документу ведется отдельный учет (п. 1.9 Порядка, утв. приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н).

Совершать операции со счетами-фактурами можно как в зашифрованном, так и незашифрованном виде.

Другой вопрос – определение дат выставления и получения электронного счета-фактуры. Здесь нам помогут пункты 1.10 и 1.11 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Так, датой выставления считается момент поступления файла счета-фактуры оператору от продавца. Она указывается в подтверждении от этого оператора. Одновременно выставленным счет-фактура может считаться только при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) покупателя и полученного через оператора электронного доступа (ОЭД).

Подробнее об усиленной квалифицированной электронной подписи и операторах электронного доступа читайте ниже.

Датой получения электронного счета-фактуры является момент направления покупателю соответствующего файла оператором. Она также указывается в подтверждении ОЭД.

Имейте в виду: электронные счета-фактуры, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью должны храниться в компании на протяжении срока, установленного для обыкновенных счетов-фактур. То есть в течение четырех лет (п. 1.13 Порядка, утв. приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н , подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Как заверить электронный счет-фактуру

Для ответа на это вопрос обратимся к пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса . Этой нормой прямо установлено, что электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации. Также счет-фактуру могут подписать в аналогичном порядке иные уполномоченные соответствующим приказом или доверенностью лица.

Здесь стоит сказать несколько слов об электронных подписях как таковых.

Нужное нам определение дает .

Так, под электронной подписью понимается идентифицирующая информация в электронной форме, которая присоединена к подписываемой информации или иным образом с ней связана.

Электронная подпись может быть простой и усиленной. В свою очередь, существуют квалифицированные и неквалифицированные усиленные электронные подписи (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Нас интересует последний тип электронной подписи – усиленная квалифицированная (УКЭП).

· создаваться и проверяться с использованием средств электронной подписи;

· быть получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

· позволять идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

· позволять обнаружить факт внесения изменений в электронный документ уже после его подписания (защита от исправлений и дополнений);

· иметь ключ проверки электронной подписи, который был бы указан в квалифицированном сертификате.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде

Согласно этому нормативному акту, выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) осуществляется через операторов электронного документооборота (ОЭД). Под последними понимаются специализированные организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного оборота счетов-фактур. Об этом говорит пункт 1.3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н .

Перечень доверенных операторов, которые сейчас работают на рынке электронного документооборота, можно найти на официальном сайте ФНС России.

Обратите внимание: компании имеют право организовывать обмен электронными счетами-фактурами как через одного, так и нескольких операторов.

Обязательные к применению форматы счетов-фактур и других документов утверждены приказом ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138 .

Следующий акт, на который следует обратить внимание – это приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36 . Им утверждены форматы предоставления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением электронной подписи. А именно:

· информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами;

· извещения о получении электронного документа;

· подтверждения даты отправки и получения документа;

· уведомления об уточнении электронного документа.

Продолжение материала об электронных счетах-фактурах читайте на нашем сайте.

Резюме:

1. Электронный документооборот значительно снижает затраты на хранение форм, канцелярию, почтовую услуги и другие подобные расходы.
2. Оперативность составления, корректировки, поиска и других операций с электронными документами и архивом значительно превосходит «бумажный» вариант.
3. При использовании электронных счетов-фактур практически полностью исчезает проблема «механических» дефектов в счетах-фактурах.
4. Выставление и обмен электронными счетами-фактурами возможен при условии, что между хозяйствующими субъектами достигнуто соответствующее соглашение и у них есть технические возможности по организации обмена электронными счетами-фактурами.
5. При электронном документообороте основанием для принятия покупателем сумм НДС к вычету является электронный счет-фактура в утвержденном формате, который подписан квалифицированной электронной подписью продавца.
6. Датой выставления электронного счета-фактуры считается момент поступления файла счета-фактуры оператору от продавца.
7. Датой получения электронного счета-фактуры является момент направления покупателю соответствующего файла оператором.
8. Электронные счета-фактуры, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью должны храниться в компании на протяжении срока, установленного для обыкновенных счетов-фактур (4 года).
9. Электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.
10. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) осуществляется через операторов электронного документооборота (ОЭД).

Данные компании именуются Операторами электронного документооборота и связывают продавца и покупателя высокоскоростными телекоммуникационными каналами. Электронные счета-фактуры: бухгалтерия по новым правилам Важно Через портал идет загрузка исходящих электронных счетов-фактур, которые надо передать контрагенту-покупателю, а также выгрузка входящих ЭСЧФ, которые компания получает от контрагентов-поставщиков

Подгрузив специальный xml-файл, который создается в бухгалтерской программе, в которой вы работаете
Загрузить прямо из бухгалтерской программы - на портал. Последний способ особенно хорош, т.к. далеко не все программы сегодня позволяют даже формировать ЭСЧФ.

Не то что его отправить в виде xml-файла. То есть, для того чтобы формировать и отправлять ЭЧСФ, компании сегодня сталкиваются с проблемами покупки нового бухгалтерского софта или доработкой старого.

Сертификаты получаются на тех представителей компании, которые будут подписывать счета-фактуры. Право заверения счетов-фактур, передаваемое ответственным лицам, должно подтверждаться доверенностью или приказом.

Сведения о том, что два экономических субъекта будут участвовать в электронном обмене счетами-фактурами, Оператором передаются в ФНС – в отделение, где каждый субъект числится на учете. Данная процедура осуществляется в 3-хдневный срок с момента подключения клиентов к электронным каналам связи.

При изменении реквизитов компании следует в трехдневный срок проинформировать об этом Оператора посредством направления заявления. Получив документ заявительного характера, Оператор в срок до трех дней вносит указанные корректировки в реквизиты участника электронной связи.

Даже если у вас сотни накладных, отправлять их можно по одной. У вас 100 и более исходящих накладных и нет возможности отправлять их на портал напрямую из бухгалтерской программы? В этом случае загружать каждую придется по одной.

И отправлять тоже по одной. Алгоритм следующий: открыть файл электронного счета-фактуры - подписать его электронной цифровой подписью (ЭЦП) - отправить. По одной! Что это значит? Отправка 1 накладной займет примерно 1-5 мин.
Отправка 100 накладных - 100-500 мин (т.е. от 1,5 до 8 часов времени). Соответственно, без должной автоматизации и при больших объемах исходящих документов компании в ближайшее время понадобится новый сотрудник: только для отправки ЭСЧФ.

Инфо

А это затраты на зарплату, налоги, рабочее место и т.д. Фото с сайта prozorist.com.ua Или придется дополнительно загрузить старого сотрудника.

Pro прямую выписку эсф в «1с:бухгалтерии 8 для казахстана»

Последний способ особенно хорош, т.к. далеко не все программы сегодня позволяют даже формировать ЭСЧФ. Не то что его отправить в виде xml-файла.То есть, для того чтобы формировать и отправлять ЭЧСФ, компании сегодня сталкиваются с проблемами покупки нового бухгалтерского софта или доработкой старого.

Тогда с отправкой ЭСЧФ возникнет меньше проблем. 3. Следующее испытание - постоянно «зависающий» портал. Из-за этого вы не можете отправить ЭСЧФ. Хоть и очень хотите.

Что делать? Если есть возможность задержаться на работе на часок-другой, то после 18.00 портал работает, а после 20.00 вообще «летает». А вот если на портале профилактические работы - придется ждать. Будем надеяться, работа портала в будущем усовершенствуется. 4.

Электронный документооборот счетов-фактур

Как ее настроить мы рассматривали в предыдущей статье. Если у вас возникли трудности с настройкой или у вас есть еще какие-либо вопросы, вы можете обратиться в нашу компанию подав заявку на интеграцию ЭСФ+ 1С-Бухгалтерия.

Итак, на конкретном примере рассмотрим процесс создания ЭСФ и ее дальнейшую загрузку на портал ИС ЭСФ РК. 1. Первое что нужно сделать это в программе 1С-Бухгалтерия зайти в раздел «Покупка и продажа». 2. Далее в подраздел «Счета-фактуры (выданные)». 3. Теперь нужно выбрать интересующую Счет-фактуру и открыть ее. 4. Выбрать способ выставления «в электронном виде» и5. Нажать «создать ЭСФ». 6. Нажать «автозаполнение» и7.

Переход на электронные счета-фактуры: как перейти

Тем не менее, вводить эти данные приходится два раза - во время одной операции.Следовательно, сотрудник тратит на одну операцию больше времени, чем необходимо.6. Экспорт, импорт эсф из 1с-бухгалтерия в ис эсф Работа со входящими ЭСЧФ Для понимания порядка действий пропишу алгоритм их приема:

Зайти на портал в Личный кабинет
Подписать входящие ЭСЧФ электронной цифровой подписью
Выгрузить входящие ЭСЧФ (не обязательно)
Отметить, что от конкретного поставщика поступил входящий документ
Принять НДС к зачету - по входящим ЭСЧФ

То есть, чтобы взять НДС к зачету по входящему документу, с 1 июля необходим ЭСЧФ.Компании нужно проверять, поступил ли такой электронный счет-фактура от поставщика или нет. Внимание И делать это надо по каждому документу. Если коротко: добавился очередной реестр, дополнительный процесс сверки.

Экспорт, импорт эсф из 1с-бухгалтерия в ис эсф

Его нужно вести для того, чтобы определить во время подсчета налогов, можно брать НДС к зачету или нет. И все проблемы здесь упираются в автоматизацию ведения такого реестра. Переход на электронные счета-фактуры: как перейти Важно Покупатель Не позднее следующих суток с момента получения с/ф от Оператора:

Проверяет полученный с/ф на соответствие всем требованиям и актуальность электронной подписи;
Подготавливает и заверяет УКЭП извещение о получении электронного с/ф (не обязательно, по согласию сторон);
Отправляет это извещение Оператору;
Сохраняет у себя извещение.

Не позднее следующих суток с момента получения подтверждения с датой отправки с/ф:

Составляет извещение о получении подтверждения Оператора;
Заверяет его УКЭП и отправляет Оператору.

Электронные счета-фактуры

Продавец В ответ на подтверждение Оператора с датой получения с/ф:

Составляет извещение о получении подтверждения;
Заверяет извещение УКЭП и передает Оператору.

5.Оператор Проверяет и сохраняет извещение продавца. Электронный счет-фактура. мы рождены, чтоб сказку сделать былью… Следующее испытание - постоянно «зависающий» портал.Из-за этого вы не можете отправить ЭСЧФ. Хоть и очень хотите. Что делать? Если есть возможность задержаться на работе на часок-другой, то после 18.00 портал работает, а после 20.00 вообще «летает». А вот если на портале профилактические работы - придется ждать. Будем надеяться, работа портала в будущем усовершенствуется. 4.
По факту выполненной процедуры по перемещению счета-фактуры стороны должны иметь следующую сохраненную документацию с УКЭП. Продавец:

Сформированный счет-фактура;
Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем поступления файла с электронным с/ф от продавца;
Извещение покупателя о том, что к нему доставлен файл с электронным с/ф (если стороны договорились, что этот документ необходим).

Покупатель:

Предъявленный счет-фактура;
Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем отправки файла с электронным с/ф покупателю;
Подтверждение, предоставленное Оператором, о доставке извещение о получении с/ф покупателем продавцу.

Процесс исправления электронного счета-фактуры Последовательность действий участников: Субъект Действие 1.

Лучший способ загрузки электронных счетов фактур

Если же покупатель перечисляет аванс, в ответ на который также необходимо выставлять в 5-тидневный срок счет-фактуру, то процедура передачи бумажных документов усложняется – продавцу нужно искать способы доставить бумагу до клиента, а это дополнительные затраты денег и времени. Выгодная альтернатива бумажным счетам-фактурам – передача электронным способом через Оператора.

Изменения с апреля 2016 года Приказ Минфина №174н от 10.11.15 определяет, как осуществляется процедура электронной взаимосвязи двух участников деловых отношений при формировании счетов-фактур. Положения этого приказа начинают действовать с начала апреля 2016 года.

Как перейти на электронные счета-фактуры? Прежде всего, сторонам нужно согласовать этот момент между собой. Для этого лучше оформить письменное соглашение, в котором будет прописано согласие сторон на замену бумажных счетов-фактур электронными.
В ответ на извещение покупателя о получении с/ф:

Сохраняет его и передает продавцу;
Формирует подтверждение для покупателя о том, что извещение отправлено продавцу;
Заверяет подтверждение УКЭП и передает его покупателю.

Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении подтверждения с датой отправки с/ф. 6. Продавец Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении с/ф. 7.

Покупатель В ответ на подтверждение об отправке извещения покупателя продавцу:

Составляет извещение о получении этого подтверждения;
Заверяет извещение и передает Оператору.

8. Оператор Проверяет и сохраняет последнее извещение покупателя.

В данной статье мы рассмотрим процесс экспортирования ЭСФ из программы 1С-Бухгалтерия в xml файл, который в свою очередь загрузим в ИС ЭСФ через портал esf.gov.kz. Примечание:Программа 1С-Бухгалтерия должна быть настроена на работу с порталом ЭСФ. Как ее настроить мы рассматривали в предыдущей статье. Если у вас возникли трудности с настройкой или у вас есть еще какие-либо вопросы, вы можете обратиться в нашу компанию подав заявку на интеграцию ЭСФ+ 1С-Бухгалтерия. Итак, на конкретном примере рассмотрим процесс создания ЭСФ и ее дальнейшую загрузку на портал ИС ЭСФ РК. 1. Первое что нужно сделать это в программе 1С-Бухгалтерия зайти в раздел «Покупка и продажа». 2.

6. Нажать «автозаполнение» и7.

Электронные счета-фактуры в 2017-2018 годах могут применяться наравне с бумажными, но для того, чтобы начать с ними работать, нужно выполнить ряд требований. Об особенностях применения этих электронных документов расскажет наша статья.

О переходе на электронные счета-фактуры

Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС коммерсантов все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.

ВАЖНО! Возможность применения электронных счетов-фактур закреплена в п. 1 ст. 169 НК. Формат электронных счетов-фактур утвержден приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@, а порядок их выставления - приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.

Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:

Согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами, предварительно проверив наличие у сторон технических возможностей (п. 1.4 приказа № 174н).

Получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904) в удостоверяющем центре, выполняющем функции в соответствии с законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Заключить договор с одним из операторов электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@) - их перечень размещен на сайте ФНС .

Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.

Как работать с электронными счетами-фактурами

Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 174н.

При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.

ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).

Можно ли, составив покупателю счет-фактуру на бумаге, себе сделать электронный экземпляр? В сентябре 2017 года ФНС РФ, согласовав свою позицию с Минфином РФ, дала . Отметим, что ранее Минфин высказывался данному вопросу .

Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур

В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС - копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.

Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.

ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.

Итоги

Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры.

Компании, являющиеся плательщиками НДС регистрируют счета-фактуры в книгах покупок и продаж, а компании, которые являются посредниками – в журналах учета. Учет бумажных счетов-фактур происходит по дате составления. С электронными счетами-фактурами немного сложнее, так как они имеют одновременно три даты: дату составления, дату выставления и дату получения. В статье рассмотрим каким образом осуществляется электронный учет счетов-фактур.

Электронный счет-фактура

Электронный счет-фактура является аналогом бумажного варианта и представляет собой основания для принятия НДС, предъявленных продавцом, к вычету. Для использования в документообороте электронных счетов-фактур необходимо согласие всех сторон совершаемых сделок, а также наличие определенных технических возможностей. Выставлять в электронном виде счета-фактуры вправе не только продавцы, но и налоговые агенты, комиссионеры, агенты, которые от своего имени продают или приобретают товары для принципала. Таким образом, обмен электронными счетами-фактурами возможен в случае соблюдения следующих условий:

наличие согласия от каждого участника сделки;
составление документа происходит по утвержденному формату;
подпись документа осуществляется усиленной квалифицированной подписью;
техсредства и возможности для приема электронных документов и из обработки есть у всех сторон сделки.

Порядок выставления электронного счета-фактуры

Счет-фактуру необходимо выставить в срок до 5 дней с даты отгрузки товара (работ, услуг) либо получения аванса. В соответствии со статьей 169 НК РФ это можно делать не обязательно в бумажном виде, но и в электронном. Электронный счет-фактура является полноценным аналогом бумажного. Он содержит все необходимые реквизиты, а также подписи уполномоченных лиц. К электронным счетам-фактурам выдвигаются следующие требования:

составляются в соответствии с формой, утвержденной Приказом ФНС №ММВ-7-6/93@ от 04.03.2015;
имеют квалифицированную электронную подпись;
передаются через оператора ЭДО, фиксирующего даты выставления документа и его получение.

Важно! Согласно действующего законодательства РФ документы, которые имеют квалифицированную электронную подпись и передаются через операторов ЭДО – это оригиналы. Распечатывать такие документы не нужно.

Электронный учет счетов-фактур

Для того, чтобы осуществлять учет НДС на предприятиях, его плательщики должны вести книгу покупок и продаж. Посредники, а также лица, которые выставляют и получают счета-фактуры в соответствии с договорами транспортной экспедиции или выполняющие функции застройщика, обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Все виды счетов-фактур (первичные, корректировочные и т.д.) подлежат единой регистрации.

Важно! Форма книги и форма журнала, в том числе и порядок их ведения указываются в Постановлении Правительства №1137 от 26.12.2011.

Учет счетов-фактур можно осуществлять как бумажном, так и в электронном виде. При этом следует помнить, что с 2015 года сведения, содержащиеся в книге и журнале подаются в декларации по НДС, предоставляется которая в электронном виде. В связи с этим и учет счетов-фактур вести удобнее также в электронном виде, а не на бумаге.

Если документооборот ведется на бумаге, то отследить дату выставления счета-фактуры и дату его получения очень сложно, поэтому отражается обычно дата его составления. При использовании электронных счетов-фактур фиксация происходит по трем датам:

составления;
выставления;
получения.

В книге продаж и покупок фиксируется исключительно дата составления, так как книга необходима для учета сумм НДС. В журнал учета, ведут который посреднические организации, вносятся уже даты выставления и получения документа.

Регистрация счетов-фактур в книге продаж

С возникновением обязанностей по уплате НДС регистрация счетов-фактур происходит в хронологическом порядке в книге продаж по тому налоговому периоду, в котором возникает обязательство по уплате НДС. При регистрации указывается следующая информация:

код вида операции;
ИНН, КПП и наименование компании покупателя;
номер и дата документа об оплате;
валюта и ее код;
сумма сделки, а также налог к уплате.

Регистрация счетов-фактур в книге покупок

С возникновением права на получение вычета по НДС счета-фактуры регистрируют в книге покупок. В ней указывается следующая информация:

код вида операции;
номер документа и дата его составления;
дата принятия к учету товаров (работ, услуг);
ИНН, КПП наименование компании продавца;
ИНН, КПП и наименование компании посредника;
реквизиты таможенной декларации;
валюта, ее код;
сумма сделки, а также налог, который может быть предъявлен к вычету.

Возникновение права на вычет

Покупатель имеет право уменьшить начисленный НДС на налог, уплаченный по купленным товарам (работам или услугам). Такое право возникает только если соблюдаются следующие условия:

куплены товары (работы, услуги) для операций, облагаемых НДС;
приобретенные товары приняты к учету;
от продавца получен счет-фактура.

Важно! В книгу покупок электронный счет-фактура регистрирует по дате составления, однако право на вычет будет зависеть от того, когда он получен. Возможно уменьшение налога только при наличии правильно оформленного счета-фактуры, за выставление которого отвечает продавец. То есть пока продавец не выставит счет-фактуру и покупатель не получит его, уменьшить налог не получится.

Если документ покупатель получает в налоговом периоде, в котором происходит оприходование товаров, то сложностей при принятии НДС к вычету не возникает.

Если оприходование и получение документа происходят в разных периодах, то могут возникать вопросы. При получении счета-фактуры уже после окончания налогового периода, где товары приняты к учету, но до того момента как представлена за этот период декларация, покупатель может принять НДС к вычету по тем товарам в периоде, в котором они были приняты к учету. Если счет-фактура к покупателю поступает уже после сдачи декларации, то отнести его уже придется к следующему налоговому периоду.

Регистрация счетов-фактур в журнале учета

В зависимости от того, является ли посредник плательщиком НДС, определяется его обязанность по ведению журнала учета счетов-фактур. При этом посредники, экспедиторы и застройщики не платят НДС и не принимают его к вычету по тем счетам-фактурам, которые регистрируют в своих журналах.

Журнал учета разделен на две части, в одной из которых происходит регистрация выставленных счетов-фактур, а в другой – полученных.

В первой части происходит регистрация документов по дате их выставления. Если счета-фактуры клиентам не передаются, то регистрируются они по дате составления. Во второй части происходит регистрация документов по дате их получения.

По каждому кварталу посредники обязаны предоставлять журналы учета в налоговые органы. На основании этого ИФНС осуществляет контроль, а также определяют соответствие сумм НДС начисленных и заявленных покупателями к вычету. А также соответствуют ли заявленные суммы НДС к вычету уплаченным в бюджет продавцами.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли продублировать электронный счет-фактуру, который выставлен покупателю, в бумажном виде?

Ответ: Нет, однако при необходимости можно предоставить счет-фактуру на бумаге вместо документа в электронном виде. Это может потребоваться, например, если у оператора ЭДО произошел технический сбой.

Вопрос: В компании выставляются счета-фактуре и на бумаге и в электронном виде. Как должен осуществляться их учет?

Ответ: Регистрация в книге покупок и продаж и бумажных и электронных счетов-фактур происходит в общем хронологическом порядке. Выставляя счет-фактуру в электронном виде указывается дата поступления файла оператору ЭДО от продавца. Получая документ указать нужно дату направления файла оператором ЭДО покупателю, которая содержится в подтверждении оператора.