Составляем письменный отказ в приеме на работу. Вы нам не подходите! Как правильно отказать кандидату Кандидат не подходит по причине

Во-первых, запрещается отказывать в приеме на работу инвалидов по квоте. Так, для компаний, численность работников которых составляет более 100 человек, устанавливается квота для приема на работу инвалидов в процентах к среднесписочной численности работников (но не менее 2 и не более 4 процентов). Это предусмотрено в статье 21 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации». За отказ от приема на работу инвалида в пределах квоты должностному лицу грозит штраф в размере от 2 до 3 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.42 КоАП РФ, постановление ВС РФ от 09.11.11 № 49-АД114). Во-вторых, согласно части 4 статьи 64 Трудового кодекса, нельзя отказывать работнику, приглашенному в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.

Что такое «отказ кандидату»? Это информирование соискателя (кандидата) об отказе в рассмотрении его кандидатуры на вакансию в компании. Иными словами, это негативная информация, которую сообщает менеджер по персоналу соискателю.

HR-специалисты должны помнить о том, что именно от них зависит мнение, которое складывается о компании у соискателей, особенно в тех случаях, когда они сообщают им неприятную информацию об отказе в рассмотрении их кандидатуры.

Все те соискатели, которые по тем или иным причинам не были приглашены на работу, в дальнейшем будут распространять информацию о компании своим друзьям и знакомым. И от HR-специалиста зависит, какие отзывы соискатель будет давать. Кандидат, который остался недоволен потенциальным работодателем, может нанести существенный ущерб его репутации, распространяя негативную информацию о компании на рынке труда.

Формула успешного отказа кандидату

Обязательно следует соблюдать принципы предоставления отказа кандидату. Что это значит? Принципы предоставления отказа кандидату - это стандарты общения, обязательные для HR-специалиста.

Корректность . Отказ кандидату всегда осуществляется в корректной форме. Недопустимо предоставлять отказ в форме, которую кандидат сможет счесть для себя обидной или оскорбительной. Наиболее распространенные ошибки: «Вы нам не подходите», «Мы не готовы вас рассматривать».

Жалобы о некорректных формах отказа и грубости менеджеров по работе с персоналом очень распространены. Именно они могут стать причиной «черного пиара» работодателя.

Взаимоуважение. HR-специалист и кандидат - равноправные участники процесса поиска сотрудника. Продуктивность взаимодействия зависит от способности каждой из сторон с уважением относиться к потребностям, пожеланиям, возможностям, приоритетам, мнению и решению друг друга.

Пунктуальность. Недопустимо опаздывать на интервью, звонить несвоевременно и нарушать другие правила делового этикета. Быть пунктуальным - это самое простое, что может сделать HR-специалист для создания у соискателя положительного мнения о компании в целом.

Ориентация на дальнейшее сотрудничество. Независимо от степени заинтересованности в кандидате, HR-специалист при отказе обозначает возможность сотрудничества в будущем.

Сохранение партнерских отношений с кандидатом в случае отказа - это:

• гарантия отсутствия «черного пиара» со стороны кандидата;
• возможность оперативно предлагать кандидату более подходящие для него вакансии;
• возможность запросить у кандидата рекомендацию на его коллегу, получить какую-либо полезную информацию.

Недопустимо отказывать кандидатам по дискриминационным причинам (из-за пола, национальности, происхождения, возраста и др.). Это несет правовые риски для компании.

Причины отказа кандидату

• Отказ по деловым качествам
  Под ними подразумевают способности человека выполнять те или иные трудовые функции. Учитываются профессиональные и личностные качества работника.
• Несоответствие мотивации кандидата условиям вакансии
  Если ожидания кандидата не соответствуют условиям вакансии, то с большой долей вероятности можно прогнозировать неуспешную адаптацию кандидата и увольнение в короткие сроки. Если мотивация кандидата не будет реализована при трудоустройстве, лучше честно предупредить его об этом. Грамотная оценка мотивации кандидата на стадии интервью является показателем качества подбора персонала.
• Дискриминационный отказ
  Отказ по любой причине, не связанной с деловыми качествами соискателя. Самыми распространенными видами дискриминации являются отказы по причине возраста («слишком старый, у нас все моложе»), половой принадлежности («только мужчина, а то женщина в декрет уйдет»), совокупности личностной оценки кандидата («у него такой характер, что мы не сработаемся»), внешним данным («у нее слишком непрезентабельная внешность) и прочие.

Виды и форма отказа кандидатам

1. Письменный отказ. Решение предоставляется кандидату в письменном виде.
2. Устный отказ. Отказ, предоставленный кандидату устно, по телефону или при личном общении.
3. Отказ по умолчанию. Существует предварительная договоренность с кандидатом о том, что если до определенной даты HR-специалист не свяжется с соискателем повторно, то это следует понимать как отказ от рассмотрения кандидатуры.

Необходимо соблюдать договоренности по времени предоставления кандидату обратной связи. В случае если обстоятельства не позволили вам соблюсти договоренности по времени, принесите свои извинения за задержку.

Если же такие вопросы все же появились, то следует придерживаться следующих правил. В частности, делать акцент на конкурсном характере отбора, по возможности избегать конкретных указаний на причины отказа, ограничиться теми «недочетами» в профессиональном опыте кандидата, которые максимально не соответствуют требованиям вакансии. Если аргументировать отказ, ссылаясь на деловые качества соискателя, сложно, то следует объяснить отказ принятием решения в пользу внутреннего кандидата.

Рекомендуется проводить беседу с кандидатом по поводу отказа в достаточно интенсивном темпе. Нужно говорить четко, быстро, не делать паузы между аргументацией отказа и следующим этапом - завершением отказа. Этот прием позволит не спровоцировать кандидата на неудобные вопросы.

Правила предоставления отказа на разных этапах интервью

Всем ли кандидатам необходимо предоставлять обратную связь при отказе? Желательно предоставлять устный отказ всем кандидатам, с которыми HR-специалист осуществлял взаимодействие. Однако это не всегда возможно.

В случаях, когда предоставление устного отказа всем кандидатам, не прошедшим отбор, связано со значительными временными затратами, допустимо сузить круг лиц.

Когда возникает необходимость уменьшить круг кандидатов, которым в случае отказа предоставляется устная обратная связь?

• при подборе персонала на массовые должности;
• при высокой интенсивности (большом количестве) входящего потока кандидатов;
• при срочном проекте по подбору персонала в условиях узких временных сроков;
• при приоритетных нагрузках HR-специалиста по другим направлениям деятельности.

Нужно помнить, что чем более плотно и долго HR-специалист общается с кандидатом, тем выше необходимость предоставлять ему устную обратную связь в случае отказа. А также если кандидат на вакансию получил большое количество согласований, то HR-специалисту будет сложнее предоставлять ему отказ.

На вопросы отвечает И. Е. Иванова аудитор КГ «Аюдар»

Вправе ли соискатель требовать от работодателя (автономного учреждения) объяснение причин отказа заключения с ним трудового договора? Если да, то в какой форме нужно оформить отказ?

Как известно, заключение трудового договора с конкретным лицом является правом, а не обязанностью работодателя. В то же время запрещено отказывать в приеме на работу лицу при отсутствии объективных причин (ч. 1 ст. 64 ТК РФ). По письменному требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Сделать это нужно не позднее семи рабочих дней со дня предъявления такого требования.

В свою очередь, судьи придерживаются следующего мнения по данному вопросу: ст. 64 ТК РФ не позволяет работодателю скрывать истинные причины отказа в заключении трудового договора (см. Определение КС РФ от 23.03.2010 № 351-О-О).

К сведению

Статья 3 ТК РФ гласит: никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества независимо от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, политических убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям, а также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника.

В пункте 10 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 говорится, что запрещается отказывать в заключении трудового договора по обстоятельствам, носящим дискриминационный характер, в том числе женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей (ч. 2 и 3 ст. 64 ТК РФ), работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы (ч. 4 ст. 64).

Если же суд установит, что работодатель отказал в приеме на работу по обстоятельствам, связанным с деловыми качествами работника, такой отказ будет обоснованным. Под деловыми качествами следует понимать, в частности, способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных (наличие определенной профессии, специальности, квалификации и др.) и личностных качеств (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыта работы по данной специальности, в конкретной отрасли).

Следовательно, отказать соискателю можно по таким основаниям :

• образование не соответствует предъявляемым требованиям;
• недостаточный опыт работы;
• отсутствие необходимой профессии и квалификации;
• медицинские противопоказания.

Таким образом, у соискателя есть законное право обратиться к работодателю с вопросом, на каком основании ему отказано в заключении трудового договора, а у работодателя, соответственно, возникает обязанность письменно уведомить кандидата на вакансию о причине отказа .

Обратите внимание

Если работодатель получил, но проигнорировал письменное требование соискателя, тому грозит штраф, предусмотренный ст. 5.27 КоАП РФ : для должностных лиц - от 1 000 до 5 000 руб., для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.

Отказ от заключения трудового договора соискатель может обжаловать в суде (ч. 6 ст. 64 ТК РФ). Несостоявшийся работник вправе заявить о восстановлении нарушенных прав, возмещении материального ущерба и компенсации морального вреда (ч. 4 ст. 3 ТК РФ).

В связи с этим работодателю, чтобы обезопасить себя от разбирательств с соискателями, целесообразно придерживаться следующего порядка действий :

1. предоставить соискателю уведомление об отказе от заключения трудового договора, указав причину (причины) отказа и оформив уведомление на официальном бланке учреждения за подписью руководителя АУ (подчеркнем, что это должно быть сделано не позднее семи рабочих дней с даты получения требования соискателя);
2. зарегистрировать уведомление в журнале исходящей корреспонденции, в котором указать реквизиты письма, способ и дату его направления соискателю;
3. если уведомление передается лично, проверить, чтобы кандидат подтвердил получение письма (например, расписался на экземпляре учреждения и проставил дату). Если возможности передать уведомление лично не имеется, направить его почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.

Является ли нарушением трудового законодательства отказ работодателя в приеме на работу по причине несогласия соискателя с включением в трудовой договор пункта об испытательном сроке? Может ли работодатель проигнорировать в данном случае требование соискателя об объяснении причин незаключения трудового договора?

Трудовой договор представляет собой соглашение между работодателем и работником (ст. 56 ТК РФ). По условиям ч. 4 ст. 57 ТК РФ в таком договоре могут быть предусмотрены дополнительные условия, не ухудшающие положение работника, в частности условие об испытании. Вместе с тем ч. 1 ст. 70 ТК РФ уточняет, что включить указанное условие в трудовой договор можно только по соглашению сторон. Данную позицию разделяет Роструд (см. Письмо от 17.05.2011 № 1329-6-1). Соответственно, если соискатель возражает против прохождения испытания, а работодатель не намерен это условие из трудового договора исключать (между сторонами не достигнуто согласие), договор не может быть заключен.

К сведению

Статья 70 ТК РФ предусматривает круг лиц, которым испытательный срок не устанавливается. В частности, сюда относятся беременные женщины, лица, не достигшие 18 лет, сотрудники, приглашенные на работу в порядке перевода от другого работодателя, молодые специалисты, впервые поступающие на работу по специальности, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором.

Еще один важный момент - при приеме на работу на срок до двух месяцев испытание сотрудникам не устанавливается (ст. 289 ТК РФ).

Таким образом, нормы трудового права допускают, что при отказе соискателя от внесения в трудовой договор условия об испытательном сроке данный договор можно не заключать, поскольку соглашение между работодателем и физическим лицом не достигнуто. Следовательно, действия работодателя не приводят к нарушению трудового законодательства .

Что касается второго вопроса (может ли работодатель проигнорировать требование соискателя и не объяснять причины незаключения трудового договора), на наш взгляд, делать этого не стоит. Необходимо ответить на данное требование в течение семи рабочих дней со дня его предъявления (ч. 5 ст. 64 ТК РФ). И обязательно указать в нем, что учреждение готово принять на работу соискателя на определенных условиях, включая условие об испытательном сроке.

«О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».